Filer-plugin

Filer-pluginen är AppStudios filhanterare. Du laddar upp filer, organiserar dem i mappar, taggar dem för enkel sökning och kontrollerar exakt vem som får läsa, skriva och ta bort. Filerna kan sedan visas i appen via Bild-, Video-, Ljud-, Bildgalleri- och Filarkiv-widgets.

När du ska använda detta

• Du behöver ladda upp och visa media (bilder, video, ljud) i appen
• Du vill ge användarna ett dokumentarkiv där de själva kan ladda upp och dela filer
• Du behöver kunna signera filer med BankID — exempelvis avtal eller intyg
• Du vill organisera filer med mappstruktur och tags
• Du behöver finkornig åtkomstkontroll — vem får läsa, ladda upp, redigera och ta bort

Hur det fungerar

Filer-pluginen är uppbyggd i tre nivåer:

1. Filarkivet — appletens rotmapp. Allt börjar här.
2. Mappar — godtyckligt djup struktur av undermappar. Varje mapp har egna behörigheter och en valfri signaturinställning.
3. Filer — det uppladdade innehållet. Varje fil har egenskaper som namn, beskrivning, tags och tumnagel.

Behörigheter sätts på mappnivå men kan ärvas till underliggande mappar och filer.

För att visa filer i appen använder du widgets från Filer-pluginen — exempelvis Filarkiv för en hel mapp, Bild för en specifik bild eller Bildgalleri för flera bilder.

Aktivera Filer

1. Öppna din applet.
2. Gå till Plugin-inställningar.
3. Slå på Filer-pluginen.
4. Spara.

När pluginen är aktiverad får appleten ett Filarkiv i sidomenyn.

Filarkivet

Filarkivet är roten i mappstrukturen. Alla mappar och filer i en applet ligger någonstans under filarkivet.

Klicka på Filarkiv i sidomenyn för att öppna dashboarden. Du ser tre saker:

• Undermappar — listas högst upp.
• Filer — listas under mapparna.
• Verktygsfält — knappar för att skapa mapp, ladda upp fil och söka.

Mappar

Mappar organiserar filer. Varje mapp kan innehålla undermappar och filer, och varje mapp har egna inställningar.

Skapa en mapp

1. Öppna filarkivet eller en undermapp.
2. Klicka på Skapa mapp.
3. Ange ett namn.
4. Spara.

Mappinställningar

Klicka på kugghjulsikonen i en mapp för att öppna Egenskaper:

Inställning	Beskrivning
Namn	Mappens namn. Krävs. Rotmappen heter alltid Filarkiv och kan inte döpas om.
Antal filer	Skrivskyddat — visar hur många filer som finns direkt i mappen (inte i undermappar).
Aktivera signaturer	Slå på för att låta filerna i mappen signeras med BankID. När den är på dyker en Signera fil / Signera alla filer-knapp upp.
Skapad	Skrivskyddat — datumet då mappen skapades.

Flytta och kopiera mappar

I dashboarden:

1. Markera mappar och filer du vill flytta.
2. Klicka på Flytta till eller Kopiera i verktygsfältet.
3. Välj målmappen.

Ta bort en mapp

Markera mappen och klicka på Ta bort-ikonen. Borttagningen är permanent och tar med sig alla undermappar och filer.

VARNING

Borttagning av en mapp kan inte ångras. Allt under mappen — undermappar, filer, signaturer — försvinner.

Filer

Filer är det uppladdade innehållet. Varje fil har egenskaper, tags och en valfri signatur.

Ladda upp en fil

1. Öppna mappen där filen ska placeras.
2. Klicka på Ladda upp fil i verktygsfältet — eller dra och släpp filen direkt på dashboarden.
3. Filen laddas upp och dyker upp i listan.

Du kan ladda upp flera filer samtidigt genom att markera flera i filväljaren eller dra in dem som en grupp.

Filtyper

Pluginen känner igen fyra övergripande filtyper baserat på filändelsen:

Typ	Exempel	Visas som
Bild	JPG, PNG, GIF, WebP, SVG	Inline-förhandsgranskning + tumnagel
Video	MP4, WebM, MOV	Inline-videospelare
Ljud	MP3, WAV, OGG, AAC	Inline-ljudspelare
Dokument	PDF, DOCX, XLSX, TXT, övriga	Tumnagel om en sådan finns, annars filikon

Filegenskaper

Klicka på en fil för att öppna detaljvyn med dess egenskaper:

Inställning	Beskrivning
Namn	Filens namn.
Beskrivning	Fri text som visas tillsammans med filen.
Tumnagel	Bild som representerar filen i listor och kort. För bilder genereras tumnagel automatiskt — för andra filtyper kan du ladda upp en själv.
Tags	Etiketter som gör filen sökbar och möjlig att filtrera på i widgets som Bildgalleri och Filarkiv.
Sökväg	Den permanenta URL:en till filen. Klicka på kopiera-ikonen för att kopiera den till urklipp.
Storlek	Filens storlek i KB. Skrivskyddat.
Skapad	Datumet då filen laddades upp. Skrivskyddat.

Tags

Tags är fria etiketter som du sätter på filer. Multipla tags separeras med komma. Tags har två viktiga effekter:

• Sök och filter — filer kan filtreras på tags i Filarkiv-widgeten.
• Dynamiska gallerier — Bildgalleri-widgeten kan plocka in alla bilder som har specifika tags. Nya bilder dyker upp automatiskt så fort de taggas.

TIPS

Bestäm en kort lista taggar tidigt — event, produkt, nyhet, policy. Det är lätt att skapa parallella varianter (event, events, evenemang) som inte hänger ihop, och inkonsekvent taggning urvattnar filtreringen.

Ta bort en fil

Öppna filens detaljvy och klicka på Ta bort-knappen längst ned. Borttagningen är permanent.

Signaturer (BankID)

Filer kan signeras med BankID — användbart för avtal, intyg och liknande där en juridiskt giltig signatur krävs.

Aktivera signaturer på en mapp

1. Öppna mappens Egenskaper.
2. Slå på Aktivera signaturer.
3. Spara.

När signaturer är aktiverat på en mapp får filerna i mappen två extra funktioner:

• En Signera fil med BankID-knapp i filens detaljvy.
• En Signera alla filer med BankID-knapp på mappnivå för att signera hela mappens innehåll i en omgång.

Signera en fil

1. Öppna filen.
2. Klicka på Signera fil med BankID.
3. Slutför signeringen i BankID-flödet.

När en fil är signerad blir den skrivskyddad — namn, beskrivning, tumnagel och tags låses, och filen kan inte ersättas. Detta är medvetet: en signerad fil måste vara oförändrad för att signaturen ska gälla.

Vem som har signerat

Filens detaljvy listar varje signatur — namn på signeraren och tidpunkten.

VARNING

En signerad fil kan inte redigeras eller bytas ut. Behöver innehållet ändras måste du ta bort filen och ladda upp en ny som sedan signeras igen.

Behörigheter

Behörigheter sätts på mappar och styr vem som ser, skriver och tar bort innehållet i mappen. Behörigheter kan dessutom ärvas ned i mappstrukturen.

Se Behörigheter på filer och mappar för fullständiga inställningar.

Visa filer i appen

För att visa filer för slutanvändaren använder du widgets:

Widget	Användning
Bild	En enskild bild från filarkivet eller en URL.
Bildgalleri	Flera bilder som galleri eller karusell, med valfri taggfiltrering.
Ljud	En ljudfil med inbyggd spelare.
Video	En videofil eller inbäddad video.
Filarkiv	En hel mapp ur filarkivet — användarna kan bläddra, söka och eventuellt ladda upp.

Exempel

Scenario: Du bygger en intern app där alla anställda kan se en gemensam dokumentmapp, sälj kan ladda upp i sin egen mapp och HR har en privat mapp där de kan signera anställningsavtal.

1. Aktivera Filer-pluginen i appleten.
2. Skapa mapparna Gemensamt, Sälj och HR-avtal under filarkivet.
3. På Gemensamt — alla får läsa, ingen får skriva. Lägg upp policydokument där.
4. På Sälj — sälj-gruppen får läsa, skriva och ta bort. Övriga får ingenting.
5. På HR-avtal — bara HR-gruppen får läsa och skriva. Slå på Aktivera signaturer.
6. När ett anställningsavtal laddas upp i HR-avtal kan HR signera det med BankID — efter signering är avtalet skrivskyddat.
7. Lägg till en Filarkiv-widget på en sida i appen som pekar mot Gemensamt så alla anställda enkelt kan komma åt dokumenten.

Tips

TIPS

Använd undermappar istället för långa filnamn. Gemensamt/Policys/2024/IT-policy.pdf är enklare att navigera än IT-policy-2024-gemensamt.pdf i en platt struktur.

TIPS

Sätt Aktivera signaturer bara på de mappar där det verkligen behövs. Det undviker att vanliga filer låses oavsiktligt och håller signaturflödet fokuserat.

TIPS

För filer som ska visas i en specifik widget — sätt en konsekvent tag och använd Bildgalleri eller Filarkiv med taggfiltrering. Då uppdateras visningen automatiskt när du lägger till nya filer.

Vanliga misstag

VARNING

Borttagning av en mapp tar med sig alla undermappar och filer permanent. Flytta innehållet först om du vill behålla något.

VARNING

Signerade filer kan inte redigeras eller bytas ut. Tänk efter innan du startar signeringen — har du fel innehåll måste filen tas bort och ersättas med en ny.

VARNING

Tags är skiftlägeskänsliga och måste matchas exakt i widgets som filtrerar på dem. Skapa en kort taggordlista och håll dig till den.

VARNING

Aktivera signaturer kan inte slås på för rotmappen (Filarkiv) eller för mappar med systemtaggar — bara för vanliga undermappar.