Notisregler för formulär

Notisregler skickar e-post (och appnotis) till en mottagare när ett formulärsvar skapas eller uppdateras. Du kan kombinera flera regler — exempelvis en till alla i en grupp och en specifik till en namngiven person — och begränsa varje regel med villkor mot fält i formuläret.

När du ska använda detta

• Du vill att en handläggare automatiskt får besked när ett nytt ärende skapas
• En användargrupp ska få notiser men bara för vissa typer av svar
• Skaparen av svaret ska få en bekräftelse i sin inkorg
• En person som väljs i ett Användare-fält ska få notisen — exempelvis ärendets ägare

Hur det fungerar

En notisregel består av två delar:

1. Mottagare (prenumerant) — vem som ska få notisen.
2. Villkor (filter) — när notisen ska skickas. Lämnas det tomt skickas notisen för varje sparat svar.

När ett formulärsvar sparas utvärderas alla aktiva regler. Notisen skickas för varje regel där villkoren matchar.

Hitta notisinställningarna

Öppna Notiser från formulärets meny. Här ser du alla aktuella prenumeranter.

Lägg till en mottagare

Klicka på Lägg till prenumerant och välj typ:

Typ	Beskrivning
Användare	Skicka till en eller flera namngivna applet-användare.
Användargrupp	Skicka till alla medlemmar i en användargrupp.

Det finns även två automatiska prenumerantyper som dyker upp utifrån formulärets fält:

Typ	Beskrivning
Skapad av	Skicka till den användare som skapade svaret.
Användarfält	Skicka till användaren som är vald i ett Användare-fält i formuläret. Skapas automatiskt när du lägger till ett Användare-fält i formuläret.

TIPS

Skapad av-prenumeranten är användbar för bekräftelser till den som fyllde i formuläret — exempelvis "Tack för din anmälan".

Villkor på en regel

Öppna prenumerantens meny och välj Filter för att begränsa när notisen ska skickas. Lägg till villkor som matchar mot fält i formuläret — notisen skickas bara om alla villkor är uppfyllda.

Vilka operatorer som är tillgängliga beror på fälttypen:

• Text-, e-post- och URL-fält — Lika med, Inte lika med, Tomt, Inte tomt, Innehåller, Innehåller inte.
• Numeriska fält — Lika med, Inte lika med, Tomt, Inte tomt, Större än, Mindre än.
• Datum och datum/tid — Lika med, Inte lika med, Tomt, Inte tomt, Före, Efter, Inom, Inte inom.
• Enkel- och flerval — Lika med, Inte lika med, Tomt, Inte tomt, Innehåller, Innehåller inte.

TIPS

Lägg flera villkor på samma regel för AND-logik. Behöver du OR — skapa flera regler med samma mottagare men olika villkor.

Redigera och ta bort en prenumerant

Klicka på de tre prickarna bredvid prenumeranten för att öppna menyn:

• Redigera filter — uppdatera villkoren.
• Ta bort — ta bort prenumeranten helt.

Exempel

Scenario: Du har ett supportformulär där den som skapar ärendet ska få en bekräftelse, supportgruppen ska få notis om alla nya ärenden, och driftchefen ska få notis bara när Allvarlighet = Hög.

1. Lägg till prenumerant Skapad av — inga villkor. Den som fyller i får alltid en bekräftelse.
2. Lägg till prenumerant Användargrupp = Support — inga villkor. Hela supportgruppen får notis för varje nytt ärende.
3. Lägg till prenumerant Användare = Driftchef med villkoret Allvarlighet = Hög. Driftchefen får bara notis vid akuta ärenden.

Tips

TIPS

Använd Användarfält-prenumeranten för dynamisk dirigering. När någon väljer en handläggare i ett Användare-fält går notisen till just den personen — utan att du behöver hårdkoda mottagarlistan.

TIPS

Kombinera prenumeranter och villkor för riktade flöden — exempelvis "skicka till HR-gruppen när Kategori = Personalärende" och "skicka till Skapad av alltid".

Vanliga misstag

VARNING

Notisregler utan villkor skickar för varje sparat svar. För högfrekventa formulär — lägg på villkor så att bara relevanta händelser triggar notiser.

VARNING

Att en användare står som prenumerant betyder inte att de har behörighet att se svaret. Notisen länkar till svaret, men utan behörighet kan mottagaren inte öppna det.

VARNING

Användare som har stängt av notiser i sina egna inställningar får inte regelbaserade notiser via det avstängda kanalvalet. Se Applet-användare för hur dessa inställningar fungerar.