Spegla formulär med referensformulär
Referensformulär låter dig återanvända samma formulärstruktur i flera formulär. Du bygger fältgrupper och fält en gång i ett referensformulär — sedan kan andra formulär spegla referensen och ärva strukturen automatiskt. Ändringar i referensen syns direkt i alla speglade formulär.
När du ska använda detta
- Du har flera formulär som ska ha exakt samma fält — exempelvis "Inspektion: Norra distriktet" och "Inspektion: Södra distriktet"
- Strukturen kan komma att ändras över tid och du vill slippa uppdatera varje formulär manuellt
- Du vill kunna behörighetsstyra strukturändringar — bara administratörer ska få ändra fältuppsättningen, men många kan skapa nya formulär utifrån referensen
- Du behöver konsekvens mellan formulär — exempelvis samma standardfält på alla ärendeformulär
Hur det fungerar
Mekaniken bygger på två roller:
- Referensformulär — ett formulär markerat som mall. Det är referensen som andra speglar.
- Speglat formulär — ett formulär som pekar mot ett referensformulär. Strukturen (fältgrupper, fält och fältinställningar) ärvs från referensen.
Speglade formulär är levande kopior — när du ändrar fält i referensen syns ändringarna i alla speglade formulär omedelbart. Speglade formulär kan inte själva lägga till eller ta bort fält; den enda strukturkällan är referensen.
Behörigheter, notisregler, PDF-mall och formulärsvar är däremot per speglat formulär — varje speglat formulär har sina egna inställningar för dessa.
TIPS
Tänk på referensformuläret som en fältmall och de speglade formulären som instanser — strukturen kommer från referensen, men data och inställningar är unika per instans.
Skapa ett referensformulär
- Skapa formuläret som vanligt och bygg upp fältgrupperna och fälten.
- Öppna formulärets Egenskaper.
- Slå på Referensformulär under Avancerat.
- Spara.
Formuläret är nu markerat som referens och kan väljas av andra formulär.
VARNING
Referensformulär är låst så fort formuläret har fått sitt första formulärsvar eller om det redan speglar ett annat formulär. Bestäm rollen tidigt.
Spegla ett referensformulär
- Skapa eller öppna ett befintligt formulär (utan svar).
- Öppna Egenskaper → Avancerat.
- Klicka på Välj referensformulär under Spegla med.
- Välj referensformuläret i listan.
- Spara.
Det speglade formulärets fältgrupper och fält ersätts med referensens struktur. Fältredigeraren blir skrivskyddad — du kan inte längre lägga till, ta bort eller ändra fält i det speglade formuläret.
Vad som speglas
| Del av formuläret | Speglas? |
|---|---|
| Fältgrupper (namn, ordning) | Ja |
| Fält och fältinställningar | Ja |
| Fältens villkorlig visning | Ja |
| Fältgruppers villkorlig visning | Ja |
| Underformulärsstruktur | Ja |
| Formulärets namn och beskrivning | Nej — sätts per speglat formulär |
| Bekräftelsetexter och tom-läge | Nej — sätts per speglat formulär |
| Ikon | Nej — sätts per speglat formulär |
| Behörigheter | Nej — sätts per speglat formulär |
| Notisregler | Nej — sätts per speglat formulär |
| PDF-utskriftsmall | Nej — sätts per speglat formulär |
| Formulärsvar | Nej — varje speglat formulär har egna svar |
Bryta speglingen
För att frikoppla ett speglat formulär från referensen:
- Öppna Egenskaper → Avancerat.
- Klicka på X bredvid det valda referensformuläret under Spegla med.
- Spara.
VARNING
Brytning av spegling är låst så fort det speglade formuläret har fått sitt första svar eller har egna underformulär. Då måste data hanteras innan du kan koppla loss.
Användningsfall
Standardiserade ärendeformulär
Skapa ett referensformulär Ärendemall med fält som Ärendetitel, Beskrivning, Kategori och Prioritet. Spegla det i IT-ärenden, Lokalärenden och HR-ärenden. Varje speglat formulär har egna mottagare i notisreglerna och egna behörigheter, men identisk fältstruktur. När verksamheten lägger till ett nytt fält i mallen får alla tre ärendeformulär det automatiskt.
Multi-tenant data
En applet hanterar flera distrikts inspektioner och varje distrikt ska ha eget formulär (för behörighetsstyrning), men strukturen ska vara identisk. Skapa Inspektion som referensformulär och spegla det i Inspektion: Norr, Inspektion: Syd och Inspektion: Väst. Distriktsledare har bara behörigheter på sitt speglade formulär, men strukturändringar gäller alla.
Versionerade fältuppsättningar
För återkommande enkäter — skapa Enkät 2024 och Enkät 2025 som speglar två separata referensformulär. När enkäten utvecklas över åren håller varje års svar exakt den struktur som gällde vid svarstillfället, eftersom du kan lämna gamla referensformulär oförändrade och bara ändra de nya.
Exempel
Scenario: Ditt företag gör veckorapporter på flera kontor. Strukturen ska vara identisk men varje kontor ska ha sin egen rapport med egna behörigheter.
- Skapa formuläret Veckorapport-mall med fältgrupperna Sammanfattning (text) och Mätetal (numeriska fält).
- Öppna Egenskaper → slå på Referensformulär → spara.
- Skapa formuläret Veckorapport: Stockholm:
- Öppna Egenskaper → klicka på Välj referensformulär → välj Veckorapport-mall.
- Sätt Behörigheter så bara Stockholm-teamet får skriva.
- Lägg upp en notisregel som mejlar
Stockholm-chefer.
- Upprepa för Veckorapport: Göteborg och Veckorapport: Malmö — varje med sina egna behörigheter och notiser.
När du nu lägger till ett nytt fält Risker i Veckorapport-mall dyker det upp i alla tre kontorsrapporter direkt, utan att du behöver röra dem.
Tips
TIPS
Behåll referensformulär i en egen kategori eller med ett tydligt namnprefix — exempelvis Mall: eller [Referens]. Då blir det lätt att skilja referenser från vanliga formulär i listor.
TIPS
Sätt strikta behörigheter på själva referensformuläret — strukturändringar påverkar alla speglade formulär. Bara administratörer som förstår konsekvenserna bör kunna redigera fälten.
TIPS
Kombinera spegling med behörigheter per app för att exponera samma struktur olika i olika appar — exempelvis full struktur internt och en avskalad version i en kundapp.
Vanliga misstag
VARNING
Strukturändringar i referensformuläret slår igenom omedelbart i alla speglade formulär. Testa ändringar i en stagingmiljö innan du justerar referenser med många speglade beroenden.
VARNING
Om du tar bort ett fält i referensen försvinner motsvarande värden i de speglade formulärens svar. Var försiktig med att radera fält som redan har data.
VARNING
Speglade formulär kan inte själva lägga till fält. Behöver ett enskilt formulär ett extra fält som inte hör till mallen är det inte ett rent fall för spegling — överväg att bryta speglingen eller flytta fältet till ett underformulär.
VARNING
Referensformulär-växeln är låst efter att formuläret fått sitt första svar. Vill du senare kunna spegla från det måste du skapa ett nytt referensformulär och flytta strukturen dit.