Behörigheter på formulär

Formulärbehörigheter styr vem som ser, skriver och tar bort formulärsvar. Behörigheter sätts på själva formuläret och kan dessutom granuleras per fältgrupp.

När du ska använda detta

• Du vill begränsa vilka användare eller användargrupper som ser eller redigerar svar
• Du behöver gömma vissa avsnitt av formuläret för en viss roll
• Du vill att formuläret ska bete sig olika i olika appar
• Du vill att en användare automatiskt får åtkomst till sitt eget svar

Hur det fungerar

Behörigheter sätts på två nivåer:

1. Formulärnivå — vem som får läsa, skriva och ta bort svar i formuläret som helhet.
2. Fältgrupp-nivå — separata behörigheter för enskilda sektioner i formuläret.

Behörigheter på formulärnivå kan dessutom ärvas till varje formulärsvar så att samma regler gäller per svar.

Hitta behörigheter

Öppna Behörigheter från formulärets meny. Här finns tre sektioner:

• Behörigheter för alla användare — generella standardbehörigheter som gäller alla.
• Behörigheter per användare/användargrupp — granuljära behörigheter för enskilda eller grupper.
• Behörigheter per app — om formuläret ska bete sig olika i olika appar.

Behörigheter

Behörighet	Beskrivning
Tillåt läsa	Användaren kan se formulärsvar.
Tillåt skriva	Användaren kan skapa och redigera formulärsvar.
Tillåt ta bort	Användaren kan ta bort formulärsvar.
Ärv behörigheter till formulärinnehåll	Behörigheterna gäller även varje enskilt formulärsvar — annars sätts de bara på formulärnivå och inte per svar.

Behörigheter per användare och användargrupp

För att ge en specifik användare eller grupp avvikande åtkomst:

1. Öppna Behörigheter → Behörigheter för användargrupper (eller Behörigheter för användare).
2. Klicka på Lägg till.
3. Välj användaren eller gruppen.
4. Sätt Tillåt läsa, Tillåt skriva, Tillåt ta bort och eventuellt Ärv behörigheter till formulärinnehåll.
5. Spara.

Granuljära behörigheter har högre prioritet än de generella Behörigheter för alla användare.

TIPS

Använd användargrupper istället för individuella användare när det är möjligt. När någon byter roll uppdaterar du gruppmedlemskapet — inte varje formulärs behörigheter.

Behörigheter per app

Du kan ge ett formulär olika behörigheter i olika appar via Behörigheter per app. Det är användbart när samma formulär används i en publik app och en intern app, och åtkomstreglerna ska skilja sig åt.

Behörigheter på fältgrupper

Du kan sätta separata behörigheter på en fältgrupp via Fältgrupp-behörigheter. Det är användbart när vissa avsnitt bara ska vara synliga eller redigerbara för en viss roll — exempelvis en sektion Internt som bara handläggare ser.

Fältgrupp-behörigheter följer samma struktur som formulärbehörigheter — Tillåt läsa, Tillåt skriva och Tillåt ta bort — och kan kombineras med formulärbehörigheter.

Ta bort behörigheter

För att ta bort en granular behörighet:

1. Öppna behörigheten i listan.
2. Scrolla ned till Ta bort behörigheter.
3. Klicka på Ta bort.

Den användaren eller gruppen får då bara Behörigheter för alla användare istället.

Användarfält som ger automatiska behörigheter

I fältinställningarna för ett Användare-fält kan du slå på Tilldela behörigheter till vald användare. När fältet sätts på ett svar får den valda användaren automatiskt läs- och skrivbehörighet på just det svaret — utan att du behöver lägga in dem i formulärets behörighetslista.

Exempel

Scenario: Ett supportformulär där alla anställda får skapa ärenden, supportgruppen får hantera dem och ledningsgruppen kan radera vid behov. Den interna kommentarssektionen ska bara synas för supportgruppen.

1. Öppna Behörigheter → Behörigheter för alla användare.
2. Slå på Tillåt skriva så alla kan skapa nya ärenden.
3. Stäng av Tillåt läsa — då kan alla skapa men bara se sina egna.
4. Lägg till Behörigheter för användargrupper för Support med Tillåt läsa, Tillåt skriva och Ärv behörigheter till formulärinnehåll påslaget.
5. Lägg till Behörigheter för användargrupper för Ledning och slå på Tillåt ta bort.
6. Öppna Fältgrupp-behörigheter för gruppen Internt — ge bara Support läs- och skrivbehörighet där.

Anställda ser sina egna ärenden, supportgruppen ser allt inklusive den interna sektionen, ledningsgruppen kan rensa.

Tips

TIPS

Sätt på Ärv behörigheter till formulärinnehåll på alla behörigheter där du vill att samma regler ska gälla per svar. Annars kan en användare ha rätt att se formuläret men inte de individuella svaren.

TIPS

För känsliga formulär — börja med att stänga av allt under Behörigheter för alla användare och lägg sedan till de specifika grupper som ska ha åtkomst. Det är enklare att granska än att försöka komma ihåg vad standard ger.

Vanliga misstag

VARNING

Granuljära behörigheter ersätter inte Behörigheter för alla användare — de läggs ovanpå. För att blockera en grupp måste du både stänga av i den generella inställningen och lämna den blank i grupp-inställningen.

VARNING

Användarfält ger inte automatiskt behörigheter — slå på Tilldela behörigheter till vald användare i fältets inställningar om du vill att den valda personen ska kunna se sitt eget svar.